PERTEMUAN 2 - ORGANISASI PENGOLAHAN DATA ELEKTRONIS

31/03/2009 15:33

Pertemuan 2

Organisasi Pengolahan Data Elektronis

 

LETAK ORGANISASI

            Penentuan lokasi suatu orginasasi pengolahan data elektronis dalam perusahaan/instansi banyak dipengaruhi oleh beberap hal, antara lain :

·         Sifat instansi dan organisasi

·         Lingkup geografis

·         Kerja yang didukung

·         Tingkat perkembangan komputerisasi

·         Penguasaan apsek-aspek komputerisasi

·         Keinginan pemimpin

Akan tetapi secara umum ada 3 dasar pendekatan/ alternatif yang digunakan sebagai lokasi dari pada organisasi pengolahan data elekronis yaitu :

1)      Letak organisasi pengolahan data elektronis (PDE) pada tiap unit organisasi.

Penggunaan pendekatan ini diutamakan bagi desentralisasi aktifitas pengolahan data dan khusus ditempatkan organisasi PDE pada unit-unit operasional, baik yang berada di kantor pusat maupun di kantor-kantor cabang.

 

2)      Letak organisasi PDE pada unit pelayanan.

Pendekatan ini adalah digunakan bagi aktifitas pengolahan data sentralisasidan diletakkan pada bagian adminitrasi yang melayani unit operasionaldan unit lainnya.

 

3)      Letak orginasasi PDE sejajar dengan unit-unit organisasi lainnya.

Pendekatan ini sampai dengan pendekatan sebelumnya, yaitu sentralisasi aktifitas pengolahan data, namun mempunyai hubunngan langsung dengan pimpinan organisasi perusahaan/instansi, yang berarti sama tingkatannya dengan unit-unit organisasi lainnya.

 

FUNGSI-FUNGSI

            Kegiatan suatu pengolahan data elektronis terdiri dari berbagai fungsi yang satu sama lain erat hubungannya. Pada dasarnya kegiatan pengolahan data elektronis terdiri dari :

1)      Pembangunan Sistem Komputerisasi

        Pembangunan suatu sistem aplikasi mengikuti prosedur-prosedur (merupakan standrad) yang secara garis bersar terdiri dari :

·         Analisa Sistem yaitu  penganalisa masalah, kebu tuhan dan sumber data yang digunakan, analisa peralatan dan penentuan informasi-informasi yang dikehendaki;

·         Disain Sistem yaitu disain terperinci dan penyusunan spesifikasi pengolahan termasuk input data, output form dan lain-lain yang diperlukan bagi programmer untuk penyusunan instruksi bagi komputer.

·         Programming yaitu aktifitas penyusunan instruksi untuk komputer sebagai peralihan spesifikasi pengolahan, termasuk testing instruksi tersebut oleh komputer

·         Tes Sistem yaitu untuk menentukan apakah sistem komputersasi yang dibuat / disusun siap diimplementasikan, maka perlu dilakukan suatu tes bagi seluruh aspek yang menyangkut sistem tersebut.

2)      Implementasi Sistem Komputerisasi

     Penerapan sistem baru (sistem komputerisasi) masih memerlukan pentahapan pelaksanaan/ implementasi, agar hasil yang akan diperoleh nanti sesuai dengan yang diharapkan. Tahapan implementasi yang dimaksud adalah sebagai berikut :

·         Pemantapan Sistem. Merupakan beberapa aktifitas yang terdiri dari : penyusunan prosedur yang mantap, pengaturan jadwal pelaksanaan, pembuatan formulir-formulir, penyempurnaan dokumentasi,dan pelatihan terhadap tenaga pelaksanaan, dan penyusun-an file baru.

·         Evaluasi Sistem. Evaluasi yang dilakukan berkisar waktu pengolahan, efektifitas, efisiensi, biaya, kesalahan yang mungkin timbul, kemampuan peralatan, data/ informasi, dan kontrol

·         Penerapan Sistem Komputerisasi. Hal yang perlu dilakukan dalam penerapan sistem baru (sistem komputerisasi) antara lain :

·         Penentuan jadwal pengolahan dan sistem pengontrolan

·         Penyusunan prosedur pelaksanaan peralatan yang digunakan

·         Pemeliharaan Tape dan Disk Library

·         Pemeliharaan dokumentasi

·         Pemeliharaan  supplies yang digunakan

·         Pengawasan terhadap  instalasi, dan lain-lain.

3)      Bantuan Teknik

            Yang termasuk bantu teknik pengolahan data elektronis antara lain :

Ø  Penyusunan standrad pengolahan data

Ø  Bantuan kepada pemakai sistem komputerisasi

Ø  Penerapan teknik-teknik baru dalam hal software (system programming) untuk komputer

Ø  Modifikasi-modifikasi yang perlu dilakukan terhadap sistem

Ø  Pemeliharaan peralatan komputer

 

Administrasi dan Management

    Administarasi dan Management suatu pengolahan data elektronis mencakup banyak fungsi. Yang termasuk pada fungsi-fungsi Administrasi dan Management antara lain :

Ø  Supervisi

Ø  Perencanaan

Ø  Pengamanan

Ø  Dan fungsi-fungsi lain yang perlu ditangani oleh pihak Administras dan Management suatu pengolahan Data

Ø  Kepegawaian

Ø  Keuangan

Ø  Administrasi

 

STRUKTUR ORGANISASI

  Dengan berdasarkan fungsi-fungsi Pengolahan Data Elektronis maka dibangunlah struktur organisasi, untuk melaksanakan kegiatan pengolahan data dan informasi.

Meskipun fungsi, kegiatan dan tenaga pelaksana suatu pengolahan data elektronis bermacam-macam, namun dasar dari struktur organisasi pengolahan data elektronis adalah sebagai berikut :